Автоматизация салонов красоты и парикмахерских
 
  Данная программа предназначена для автоматизации учета работы салонов красоты и парикмахерских. Для решения задачи учета услуг рабочие места, на которых предполагается оказывать услуги, могут быть оборудованы считывателями карт с магнитной полосой KDE, штрих-сканерами и терминалами сбора данных Opticon. В программе предусмотрен механизм взаимодействия с фискальными регистраторами, например Штрих ФР-Ф.    
    В описываемой конфигурации решаются следующие задачи:
  • Ведение подробной информации о клиентах.
  • Ведение списка услуг, оказываемых салоном.
  • Ведение подробной информации о сотрудниках организации.
  • Учет пользователей системы, контроль вводимых данных.
  • Учет пластиковых карт (дисконтных и др.), используемых для идентификации постоянных клиентов салона.
  • Ведение системы депозитных счетов клиентов.
  • Ввод и хранение оперативной информации о продажах услуг и материалов.
  • Ведение складского учета.
  • Автоматический расчет скидок на услуги и материалы.
  • Учет и контроль оплаты услуг и материалов клиентами.
  • Ведение электронного журнала предварительной записи на услуги.
  • Формирование оперативных отчетов о работе организации.
  • Расчет зарплаты мастеров в соответствии с выбранными настройками (процентом от каждого вида деятельности).


Для начала работы с программой необходимо заполнить некоторые ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ справочники:
  1. "Сотрудники" - список работающих мастеров и других сотрудников. Для занесения сотрудника в список мастеров нужно сначала занести ФИО в список сотрудников, затем нажать на кнопку "Мастера" и заполнить карточку мастера. Таким же образом производится удаление сотрудника из списка мастеров. Редактирование свойств мастера производится в карточке сотрудника. Для мастера задается график работы, виды оказываемых им услуг и правила расчета зарплаты.
  2. "Склады", на которых хранятся материалы. Это также могут быть отдельные кабинеты (массажный, маникюрный и проч.), или даже рабочие места (кресло№1 жен. зал, и т.д.) Для каждого такого склада указывается наименование и материально - ответственное лицо.
  3. Справочник "Материалы" - для ведения списка материалов, используемых при оказании услуг клиентам. Информация о свойствах материала вводится в карточку материала. Для каждого материала задается список единиц измерения. Для каждой единицы задается тип единицы из классификатора единиц измерения и коэффициент к базовой единице. В списке обязательно должна присутствовать базовая единица измерения с коэффициентом равным 1. Ведение нескольких единиц измерения необходимо для задания норм расхода. Например, шампунь - базовая единица измерения - 1бут., т.к. приходовать и отдавать мастерам удобнее в бутылках. При этом должна быть еще единица измерения 1мл равный 0,001 от 1бут.(для литрового шампуня), чтобы на 1 мытье головы можно было задать использование, скажем. 5мл. шампуня.
  4. "Услуги" - список оказываемых услуг и проводимых процедур. Для редактирования свойств услуги используется карточка услуги. В программе предусмотрено два типа услуг - "процедура" и "технологическая карта", т.е. набор предоставляемых услуг. В зависимости от типа выбранной услуги меняется набор полей для заполнения. Справочник услуг может иметь многоуровневую структуру: группировку услуг по видам, отделам и т.п.
Кроме того, перед заполнением справочника услуг, рекомендуется сначала заполнить справочник "материалов", поскольку для каждой услуги желательно сразу же задать список используемых материалов с соответствующими нормами расхода.

Остальные справочники могут заполняться по мере работы с программой, если возникнет необходимость обращения к ним:

  1. Справочник "Клиенты" - ввод новой карточки (анкеты) клиента может заполняться одновременно с оказанием клиенту услуг. Таким образом, база данных клиентов нарабатывается по ходу использования программы. Справочник клиентов может иметь многоуровневую структуру. Например, можно задать группировку клиентов по мастерам.
  2. Справочник "Группы материалов" - предназначен для ведения списка групп материалов. Не обязателен для заполнения, и используется для удобства в документе "Оказание услуг" при заполнении списка использованных материалов. Например, в справочнике материалов для каждого цвета краски заводится новый элемент (как отдельный материал) и каждому из них присваивается группа "Belle Color". Далее, допустим, что на услугу "Окрашивание волос" расходуется 50 мл краски "Belle Color". В этом случае, применив автозаполнение материалов в документе, пользователь нажимает на кнопку "Г" и выбирает только конкретный цвет краски, а все остальное уже будет заполнено автоматически.
  3. Справочник "Виды пластиковых карт" - предназначен для ведения списка видов клубных карт (дисконтных, VIP и др.). Не обязателен для заполнения. Если карта продается, то необходимо задать стоимость карты. Виды карты используются для построения гибкой системы скидок для клиентов - владельцев карт.

Для удобства работы в программе реализована система автоматизированных рабочих мест (АРМ). Журнал "АРМ администратора" (или "САЛОН"), открывающийся первым по умолчанию, предназначен для работы с документами, связанными с продажей и возвратом материалов и услуг, а также с их оплатой. В этом журнале доступными для ввода и редактирования являются следующие документы:

  • Оказание услуг клиенту
  • Продажа товаров и материалов
  • Возврат услуг от клиента
  • Возврат материалов от покупателя
  • Приходный кассовый ордер
  • Расходный кассовый ордер
  • Чек
  • Предоставление кредита
  • Безналичная оплата

Документ "Оказание услуг клиенту" в системе автоматизации учета работы салонов красоты и парикмахерских
Предназначен для оформления оказания клиенту услуг. В шапке документа необходимо указать клиента и мастера. Затем в табличной части нужно указать список оказанных услуг. Если клиент обслуживался у разных мастеров, то для каждой услуги в таблице можно указать своего мастера.

На закладке "Материалы" указываются материалы, использованные при обслуживании. Если включена константа "Автозаполнение материалов", то таблица материалов заполняется автоматически при выборе услуг. Также можно автоматически заполнить таблицу материалов, нажав на кнопку "Заполнить". Для редактирования таблицы материалов используются кнопки, расположенные справа от нее.

В документе предусмотрены два режима использования материалов: материалы входят в стоимость услуг и материалы оплачиваются отдельно. В зависимости от выбранного режима стоимость материалов прибавляется или не прибавляется к стоимости услуг. Важно, чтобы для материала была указана услуга, на которую он израсходован. Если услуга не будет указана, то материал не будет включаться в отчет "Расход материалов на услуги", мастеру не будет начисляться зарплата за этот материал, и в отчете о прибыли будет неправильно показана себестоимость услуги.

В нижней части окна документа есть поле "Скидка". В этом поле указывается метод расчета скидки. Он может принимать одно из трех значений: автоматически, вручную и фиксированный процент. Если выбран автоматический метод, то скидка будет рассчитываться автоматически в соответствии с правилами, заданными в справочнике "Скидки". Если выбран метод "вручную", то скидка устанавливается вручную отдельно для каждой строки. При выборе метода "фиксированный процент" можно задать процент скидки для всего документа.

После полного заполнения документа "Оказание услуг", его необходимо сохранить в базе и провести. Для этого нужно воспользоваться кнопками в правом нижнем углу документа, помеченными разноцветными птичками. Кнопочка с синей птичкой - записать, провести и закрыть документ, кнопочка с зеленой птичкой - записать, провести , но не закрывать документ, кнопочка с красной птичкой - закрыть документ без сохранения.

Когда документ уже записан и проведен в базе, необходимо создать по нему оплату. Для этого в правом нижнем углу документа есть кнопка "ПКО", нажав на нее, можно выбрать вариант оплаты - Чек, безнал, или Приходный кассовый ордер. Важно! Без заполнения какого-либо варианта оплаты, деньги в кассу не поступают!

Документ "Продажа товаров и материалов" в системе автоматизации учета работы салонов красоты и парикмахерских
Документ предназначен для отражения в программе факта продажи материалов клиенту без оказания услуг мастера. Себестоимостью в этом случае считается только стоимость самого проданного материала. В зарплате мастера такая продажа не учитывается. Может учитываться, когда присутствует не нулевой "процент от продаж материалов" в зарплате Администратора. По таким продажам есть отдельный отчет.

Заполнение документа аналогично заполнению "Оказание услуг", только в табличке указываются не услуги, а уже конкретные материалы. И точно также, после заполнения необходимо сохранить, провести документ, а также создать в нем отдельную оплату, иначе деньги в кассу не поступят.

Документ "Возврат материалов от покупателя" в системе автоматизации учета работы салонов красоты и парикмахерских
Предназначен для отражения в программе факта возврата клиентом купленного материала. Чтобы ввести этот документ необходимо предварительно найти в базе соответствующий документ, по которому была оформлена продажа этого материала, выделить его, а потом нажать кнопку "Оформить возврат". Важно! Без присутствия в базе данных документа о продаже материалов, возврат не оформляется!

В документе "Возврат материалов" необходимо путем корректировки количества или с помощью удаления ненужных строк товаров, указать, какой именно материал и в каком количестве подлежит возврату. После заполнения документ необходимо сохранить, и провести, а также создать в нем отдельный документ по возврату денег клиенту, иначе деньги из кассы не уйдут. Это может быть документ "Расходный кассовый ордер" либо "Возвратный чек".

Документ "Возврат оказанных услуг" в системе автоматизации учета работы салонов красоты и парикмахерских
Предназначен для отражения в программе факта отказа клиента от оплаченных им ранее услуг, т.е. возврата клиенту денег за оказанные в прошлом услуги. Чтобы ввести этот документ необходимо предварительно найти в базе соответствующий документ, по которому было оформлено оказание этих услуг, выделить его, а потом нажать кнопку "Оформить возврат". Важно! Без присутствия в базе данных документа о первоначальном оказании услуг клиенту, возврат не оформляется!

В документе "Возврат услуг" необходимо путем удаления ненужных строк услуг, указать, от какой услуги отказался клиент. При этом, сумма услуг снимается с объема продаж, и, соответственно, из зарплаты мастера, но использованные материалы не возвращаются. В документе ОБЯЗАТЕЛЬНО нужно ставить причину отказа, т.к. потом при желании, можно будет на этом основании, скажем, применить к мастеру претензии или штраф.

После заполнения документ необходимо сохранить, и провести, а также создать в нем отдельный документ по возврату денег клиенту, иначе деньги из кассы не уйдут. Это может быть документ "Расходный кассовый ордер" либо "Возвратный чек".

Документ "Предоставление кредита" в системе автоматизации учета работы салонов красоты и парикмахерских
Для каждого клиента в справочнике клиентов может быть задана глубина кредита - это та сумма, на которую клиенту могут быть оказаны услуги без оплаты. В программе предусмотрена возможность предоставления клиенту дополнительного кредита на определенный срок. Для этого предназначен документ "Предоставление кредита".

В форме документа необходимо выбрать клиента, указать сумму кредита и дату окончания срока действия кредита.

В случае, если в базе присутствует документ "Предоставление кредита" по данному клиенту, и срок кредита еще не исчерпан, то после оказания клиенту услуг, не нужно заводить деньги в кассу, т.к. физически деньги в кассу не поступили. Но эту оплату необходимо будет завести позже, в тот день, когда физически поступят деньги в кассу за предоставленные услуги.

Документ "Поступление материалов" в системе автоматизации учета работы салонов красоты и парикмахерских
Предназначен для отражения в системе факта поступления материалов от поставщика на основной склад салона.

В шапке документа указывается поставщик, и дата поступления.

В табличную часть документа необходимо внести список материалов с указанием количества и суммы закупки. Сумма закупки будет использоваться для формирования себестоимости материалов.

Общая сумма по документу будет проведена как долг поставщику.

Одновременно с заведением документа "Поступление материалов", могут заводиться так же новые карточки материалов в справочнике. Поэтому пользователь, работающий с приходом, должен четко знать установленные принципы ввода новых материалов, особенности занесения названий, и разбивку материалов по группам.

Документ "Оплата поставщику" в системе автоматизации учета работы салонов красоты и парикмахерских
Чтобы оформить оплату поставщику необходимо найти в журнале "Складские операции" соответствующий приход материалов, выделить его, а затем нажать кнопку "Оплата поставщику".

При этом открывается документ "Расходный кассовый ордер", где необходимо только указать сумму оплаты, а все остальные поля уже автоматически заполнены.

После заполнения документ необходимо сохранить, и провести.

Документ "Выдача материалов мастеру" в системе автоматизации учета работы салонов красоты и парикмахерских
Предназначен для регистрации факта выдачи материалов со склада мастеру. В шапке документа необходимо выбрать мастера и склад. В табличную часть документа необходимо внести список материалов с указанием количества. После заполнения документ необходимо сохранить, и провести. После этого материалы будут числиться за конкретным мастером.

Документ "Возврат материалов от мастера" в системе автоматизации учета работы салонов красоты и парикмахерских
Предназначен для регистрации факта возврата материалов от мастера обратно на склад. Чтобы ввести этот документ, необходимо предварительно найти в базе соответствующий документ, по которому была оформлена выдача материалов и нажать кнопку "Возврат от мастера".
В табличную часть документа необходимо внести список возвращаемых материалов с указанием количества. После заполнения документ необходимо сохранить, и провести. После этого материалы снимаются с мастера.

Документ "Инвентаризация" в системе автоматизации учета работы салонов красоты и парикмахерских
Предназначен для отражения в программе факта проведения инвентаризации и изменения остатков материалов

В шапке документа необходимо выбрать склад или ФИО мастера, по которому проводится инвентаризация. Далее, для заполнения табличной части нужно нажать кнопку "Заполнить". После этого в табличной части документа нужно откорректировать колонку "количество" - внести реальное количество материалов, обнаруженных при переучете. Если какой-то материал вообще отсутствует в таблице после автозаполнения, то необходимо добавить его в ручном режиме. Важно! Материалы, по которым при переучете количество равно нулю - не удалять из таблицы!

После заполнения документ необходимо сохранить, и провести. После этого количество материалов корректируется до фактического : либо приходуется, либо снимается со склада (мастера).

Готовый переучет можно распечатать и подписать у материально- ответственных лиц.

Документы "Списание" и "Оприходование материалов" в системе автоматизации учета работы салонов красоты и парикмахерских
Предназначены для отражения в программе факта списания или оприходования материалов на складе не от поставщика, а по какой-то другой причине. В шапке документа необходимо выбрать склад. В табличную часть документа нужно внести список материалов с указанием количества списываемых/оприходуемых материалов. А так же обязательно в комментарии указать причину списания/ оприходования. Важно! Материалы, по которым было оприходование имеют нулевую себестоимость! В отличие от документа "инвентаризации", в котором обнаруженные излишки оприходуются по последней себестоимости.

Документ "Изъятие карты" в системе автоматизации учета работы салонов красоты и парикмахерских
Документ предназначен для отражения в системе факта изъятия у клиента клубной карты.

В форме документа укажите номер карты и клиента. Номер карты можно ввести вручную или со считывателя магнитных карт. При вводе карты поле "Клиент" заполняется автоматически.

В поле "Комментарий" можно ввести произвольную дополнительную информацию. Затем документ нужно записать и провести. При этом карточка помечается к удалению и в дальнейшем не может быть использована никогда.

Документ "Блокировка карты" в системе автоматизации учета работы салонов красоты и парикмахерских
В случае потери карты клиентом имеет смысл заблокировать карту, чтобы ей не мог воспользоваться другой человек. Чтобы заблокировать карту нужно ввести документ "Блокировка карты".

После проведения документа никто не сможет воспользоваться этой картой. Важно! В отличие от "Изъятия карты" процедура блокирования не окончательная, и позднее заблокированную карточку можно будет разблокировать!

Если клиент действительно потерял карточку, то для того, чтобы можно было оказывать услуги такому клиенту, нужно сделать документ "Изъятие карты" и затем оформить выдачу новой карты клиенту.

Документ "Разблокировка карты" в системе автоматизации учета работы салонов красоты и парикмахерских
Чтобы разблокировать ранее заблокированную карту нужно ввести документ "Разблокировка карты".

Журнал предварительной записи клиентов к мастерам в системе автоматизации учета работы салонов красоты и парикмахерских
Для предварительной записи клиентов к мастерам в программе предусмотрен электронный журнал записи. Журнал включается через меню "Обработки" - "Журнал предварительной записи".

При включении журнала автоматически показывается таблица - график работы мастеров. Запланированные процедуры помечаются в графике желтым цветом.

Журнал записи показывается на сегодняшнюю дату.

Для выбора другой даты можно воспользоваться кнопками "<<" и ">>" или установить другую дату непосредственно в поле "Дата".

По умолчанию в окне показываются только мастера, работающие в выбранный день. Установите флажок "Все мастера", чтобы увидеть в таблице всех мастеров.

Если установить конкретное значение в полях "Услуга" и "Клиент", то в журнале будут отображаться только выбранные услуги. Иногда бывает, что нужно найти какую-нибудь запись или подобрать клиенту удобное время для записи.

Если дважды щелкнуть мышью на кнопку с фамилией мастера, то будет показан недельный график работы выбранного мастера.

Для записи клиента к мастеру выберите свободный интервал и дважды щелкните на нем левой кнопкой мыши или нажмите кнопку "Enter" на клавиатуре. При этом выдается мини-карточка предварительной записи, в которой нужно указать клиента, и сохранить ее. После сохранения соответствующее поле в журнале окрасится в желтый цвет.

Для того, чтобы отменить запись клиента к мастеру, нужно дважды щелкнуть на ней левой кнопкой мыши, и когда откроется мини-карточка предварительной записи, нажать кнопку "Отменить".

Для того, чтобы перенести запись клиента к мастеру на другое время, нужно дважды щелкнуть на этой записи левой кнопкой мыши, и когда откроется мини-карточка предварительной записи, вручную указать в ней новое время в полях "с" и "по", а затем нажать кнопку "сохранить".



От применения аппаратных методов коррекции фигуры. ; Эпиляция в салонах красоты. ; разработка сайтов киев

      РЕАЛИЗОВАННЫЕ ПРОЕКТЫ